نرم افزار های مدیریت محتوا (WCMS) مبتنی بر قالب (Template Base) بوده و مدیران سایت با توجه به نیاز خود در هر لحظه امکان تغییر فالب (Template) سایت طراحی شده توسط نرم افزار های مدیریت محتوا را دارا می باشند. مدیران سایت با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور خود در بخش مدیریتی نرم افزارهای مدیریت محتوا، و ورود به آن می توانند اطلاعات سایت خود را ایجاد و یا ویرایش(مدیریت) کنند.

سیستم مدیریت محتوا (Content Management system) (CMS) با نرم افزارهای ایجاد وب سایت از جمله Microsoft FrontPage و یا Adobe Dream Weaver تفاوت دارد. این نرم افزارها برای طراحان،برنامه نویسان و توسعه دهندگان وب طراحی شده اند، در صورتیکه نرم افزارهای مدیریت محتوا برای افرادی که اطلاعاتی در مورد طراحی صفحات وب ندارند و توسعه دهندگان (طراحان و برنامه نویسان) ایجاد شده اند.
نرم افزار های مدیریت محتوایی که به خوبی طراحی شده باشند این امکان را فراهم می آورند که گه گاه توسط شرکت تولید کننده خود به روز شده و امکانات و ویژگی های جدیدی به آنها اضافه گردد.